Расходы позволяют фиксировать все расходы которые имели место быть в ходе работы с грузом. Это позволяет Вам

1. контролировать остатки авансовых средств в различных организациях таких как: терминалах, порты, сертификационные органы, контрагенты и т.д.
2. планировать предстоящие расходы имея информацию о текущих остатках в той или иной организации
3. выставлять корректные счета Вашим Клиентам не упустив ни единого неучтенного расхода

Расходы списываются со статей Бюджета, которые предварительно необходимо ввести. Бюджеты можно также называть авансовыми платежами в различные организации.

Для фиксирования расходов необходимо выбрать ту статью бюджета которая закрывает текущий расход и указать

номер документа расхода,
дату документа расхода, 
сумму документа расхода,
комментарии к расходу по желанию. 

В том случае если Вы обрабатываете груз клиента - Вы можете списать расходы с бюджета Вашего Клиента/Партнера. Это возможно в тех случаях когда Ваш Клиент/Партнер при вводе в систему бюджета указал что данная статья бюджета доступна его Партнерам, т.е. Вам.

Все данные которые введены в разделе Расходы видны только -пользователю который ввел данные -организации в составе которой находится пользователь.

Ваши Клиенты/Контрагенты не имеют доступ к той информации которую ввели Вы.