Расходы позволяют фиксировать все расходы которые имели место быть в ходе работы с грузом. Это позволяет Вам

1. контролировать остатки авансовых средств в различных организациях таких как: терминалах, порты, сертификационные органы, контрагенты и т.д.
2. планировать предстоящие расходы имея информацию о текущих остатках в той или иной организации
3. выставлять корректные счета Вашим Клиентам не упустив ни единого неучтенного расхода

Расходы списываются со статей Бюджета, которые предварительно необходимо ввести. Бюджеты можно также называть авансовыми платежами в различные организации.

Для фиксирования расходов необходимо выбрать ту статью бюджета которая закрывает текущий расход и указать

номер документа расхода,
дату документа расхода, 
сумму документа расхода,
комментарии к расходу по желанию. 

В том случае если Вы обрабатываете груз клиента - Вы можете списать расходы с бюджета Вашего Клиента/Партнера. Это возможно в тех случаях когда Ваш Клиент/Партнер при вводе в систему бюджета указал что данная статья бюджета доступна его Партнерам, т.е. Вам.

Владельцу груза видны все данные которые введены в разделе Расходы не зависимо от того кто ввел эти данные.

Если все расходы представить в виде областей, то на рисунке выше

Владелец видит: зеленую область + синюю область + желтую область

Создатель видит: желтую область, т.е. те расходы которые ввел пользователь принадлежащий организации создавшей груз

Исполнитель видит: Синюю область, т.е. те расходы которые ввел пользователь принадлежащий организации которой груз был передан в работу.

Если Ваша организация не является Владельцем груза, т.е. является либо Создателем, либо Исполнителем - то Вам видны только те расходы которые ввели пользователи включенные в состав Вашей организации.